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9 conseils sur le plan de marketing événementiel que chaque planificateur devrait connaître

Même avec le meilleur de la planification, un événement incroyable peut manquer vos objectifs clés si vous ne pouvez pas attirer votre public cible. Vous avez fait le travail pour créer un grand événement. Vous avez suivi votre liste de contrôle de planification d'événements jusqu'au bout, vous vous êtes assuré que tout le monde vivra une expérience en toute sécurité et vous avez proposé de nouvelles façons créatives d'épater vos participants. Mais qu'en est-il de votre plan de marketing événementiel? Comment ferez-vous passer le mot?

Ci-dessous, nous allons couvrir les étapes que vous devez suivre pour créer un plan marketing efficace pour votre événement qui partage le bon message avec votre public et répond à tous les objectifs de votre événement.

Explorez 9 conseils de plan marketing événementiel efficaces:

1. Définissez vos objectifs d'événement.

Vous ne pouvez pas élaborer un plan de marketing événementiel efficace si vous ne savez pas à quoi ressemble le succès pour vous. Quel est le but de cet événement? Par exemple, s'il s'agit d'un événement d'entreprise, vous espérez peut-être motiver les employés, susciter l'enthousiasme pour un nouveau produit ou une nouvelle initiative ou changer les perceptions des clients.

Quels que soient les objectifs de votre événement, assurez-vous que vos objectifs marketing correspondent à ces objectifs et les soutiennent. Les objectifs de votre événement détermineront le public approprié pour l'événement, les actions que vous aimeriez que les participants entreprennent et le niveau de couverture médiatique ou sociale que vous viserez. Toutes ces choses auront un effet sur la manière dont vous commercialiserez votre événement.

2. Déterminez votre proposition de valeur unique.

Maintenant que vous savez ce que vous aimeriez retirer de l'événement, il est temps de penser à vos participants. Qu'obtiendront-ils en assistant à votre événement? Réfléchissez aux raisons pour lesquelles vos prospects voudraient assister à votre événement et façonnez votre message autour de cela.

Ne vous contentez pas d’utiliser votre objectif ici et de l’appliquer aux participants. Il est facile de dire: "Nous voulons vendre plus, alors ils veulent acheter." Exploitez les points faibles ou les problèmes rencontrés par vos participants et réfléchissez à la manière dont l'événement les aidera. Fournissez-vous de la valeur sous la forme d'informations utiles? Les aidez-vous à apprendre quelque chose de nouveau? Vont-ils établir de bonnes relations qui les aideront dans leur carrière?

Écrivez votre proposition de valeur dans une déclaration claire et concise. Quelque chose comme, "Nous organisons cet événement afin que les participants puissent entrer en contact avec des pairs du secteur et en apprendre davantage sur les dernières technologies." Cette déclaration vous guidera lorsque vous commencerez à publier des messages.

3. Définissez votre public.

Comme pour tout plan marketing, vous souhaiterez avoir une idée claire du public cible idéal que vous souhaitez atteindre. Qui profitera le plus de la programmation de votre événement? Quels secteurs, rôles ou types d'entreprises estiment que le contenu de votre événement est précieux? Trouvez quelques segments de clients, de prospects ou d'acteurs du secteur que vous souhaitez atteindre.

Pensez à la proposition de valeur de votre événement afin de trouver votre public cible. Par exemple, si votre événement vise à aider les gens à faire passer leur entreprise immobilière au niveau supérieur, vous recherchez des agents immobiliers d'un certain niveau ou d'une certaine taille d'entreprise. Utilisez le contenu de votre événement pour former le public idéal, puis soyez aussi précis que possible sur les raisons pour lesquelles ces personnes ont besoin de votre événement.

De plus, créez une liste restreinte de données démographiques telles que l'âge, le niveau d'éducation, le sexe, la profession et le niveau de revenu en fonction de votre public idéal, et partez de là.

4. Créez une chronologie marketing.

La chronologie de votre événement variera en fonction de divers facteurs, le plus important étant la taille. Quoi qu'il en soit, il est essentiel que vous disposiez de suffisamment de temps pour contacter plusieurs fois les participants potentiels sans que votre message ne devienne trop lourd. Votre calendrier marketing doit inclure la fréquence à laquelle vous commercialiserez sur chaque canal, ainsi que la fréquence à laquelle vous demanderez à ceux qui se sont déjà inscrits de partager l'événement avec des amis et des collègues.

Pour les événements plus importants, comme les conférences et les salons professionnels de plusieurs jours, votre calendrier de marketing devra être beaucoup plus long que les événements plus petits d'une journée. Les événements nécessitant des réservations de voyage ou d'hôtel peuvent être commercialisés jusqu'à un an à l'avance, avec un délai d'au moins trois mois au minimum.

Les événements plus importants nécessitent parfois des événements préliminaires plus petits pour susciter l'intérêt et l'enthousiasme des participants pour l'événement principal. Celles-ci peuvent inclure des webinaires sur des sujets d'événements, des séances de questions-réponses avec des conférenciers, des séances d'information en personne ou virtuelles, et des cadeaux ou des tirages au sort. Tous ces petits événements devraient apparaître dans votre plan marketing plus large et ont leurs propres plans de sensibilisation simples.

5. Décidez de votre stratégie de communication.

Pensez aux segments d'audience que vous souhaitez que cet événement serve et à la proposition de valeur pour chaque segment afin de pouvoir les cibler correctement. Choisissez ensuite quelques chaînes sur lesquelles vous êtes susceptible d'atteindre les participants cibles.

Adaptez votre message et votre contenu aux canaux sur lesquels vous communiquez, ainsi qu'aux personnes que vous souhaitez toucher. Par exemple, les événements LinkedIn sont un excellent moyen d'atteindre un public professionnel spécifique avec un contenu informatif. Instagram est parfait pour partager des visuels très attrayants liés à votre événement. TikTok peut être utilisé pour promouvoir les premières sorties de billets ou d'autres offres exclusives à un public plus jeune. Quel que soit le canal que vous utilisez, assurez-vous de choisir le contenu qui fonctionne bien sur ce canal et cible les publics qui utilisent généralement ce réseau.

6. Créez votre page de destination.

Le site Web de votre événement ou votre page de destination est le visage de votre événement avant l'arrivée des participants. C'est là que de nombreux participants potentiels choisissent s'ils envisagent ou non d'assister à l'événement. Pour cette raison, il s'agit d'un élément très important de votre plan marketing événementiel global, et la conception – et l'expérience utilisateur – doivent en tenir compte.

Assurez-vous de faire correspondre l'expérience visuelle à l'événement et aux marques de l'entreprise afin que les participants aient l'impression de vivre une expérience cohérente. Votre conception doit être simple, rationalisée et comporter un appel à l'action facile à localiser. Utilisez des espaces blancs et des visuels attrayants pour guider les yeux de vos participants potentiels et les aider à se concentrer sur le contenu le plus important.

N'oubliez pas que de nombreux utilisateurs visiteront votre site sur un appareil mobile. Un contenu facilement numérisé, comme de courts paragraphes et des listes à puces, aidera votre lecteur à s'engager, même sur un écran plus petit.

7. Automatisez votre sensibilisation.

Si vous avez les adresses e-mail de participants potentiels (vous devriez!), Créez une campagne d'e-mail automatisée pour partager des informations utiles sur l'événement, communiquer la valeur de l'événement aux participants potentiels et les motiver à s'inscrire. N'utilisez pas ces e-mails pour vendre à votre public. Considérez-les plutôt comme un moyen de partager un contenu intéressant qui affiche la proposition de valeur pour votre public cible. Le contenu des coulisses, les visuels d'événements des années précédentes, de courts clips vidéo et des entretiens avec des orateurs d'événements sont d'excellentes idées pour exciter votre public à propos de tout ce qu'il vivra lors de votre événement.

En automatisant le processus de sensibilisation, vous pouvez vous assurer que vous envoyez des messages pertinents à chaque segment d'audience et que vous répondez de manière appropriée à leurs intérêts.

8. Utilisez des idées de marketing créatives.

Vous voudrez peut-être inclure des idées de marketing prêtes à l'emploi pour vraiment faire briller votre événement pour les participants potentiels. Le marketing d'influence, le contenu des coulisses lié à l'événement, la diffusion en direct des événements pré-événement et les épisodes de podcast avec plus d'informations sur les sujets ou les intervenants sont tous des moyens amusants de créer une anticipation pour l'événement.

Une autre tendance populaire est les sacs-cadeaux numériques, où les participants à l'événement reçoivent des ebooks, de la musique, des codes de coupon de produit, du contenu vidéo exclusif et plus encore en guise de récompense pour leur inscription. Ces sacs-cadeaux fonctionnent bien pour les événements en personne ou virtuels et sont appréciés des participants et des sponsors (puisque les sponsors peuvent mieux suivre l'engagement des participants avec ces cadeaux). Si vous incluez un sac cadeau numérique, assurez-vous de parler de toutes les précieuses récompenses dans le cadre de votre campagne marketing.

9. N'oubliez pas de faire un suivi.

Organiser un grand événement est une chose, mais pour vous assurer que votre événement sera mémorable pour vos participants, vous aurez besoin d'un plan de suivi bien conçu. Pensez aux moyens d'aider les participants à se souvenir des parties passionnantes de l'événement, à réfléchir aux choses qu'ils ont apprises et à prendre des mesures de suivi. Les articles de blog de récapitulation de l'événement, le matériel bonus des conférenciers, les vidéos et les photos de l'événement sont autant de bonnes choses à partager dans les jours et les semaines suivant la fin de votre événement. Continuez votre sensibilisation automatisée pendant environ une semaine après l'événement et assurez-vous de décrire toutes les actions de suivi que vous aimeriez que les participants prennent, comme le partage de photos sur les réseaux sociaux ou l'inscription à un événement futur.

Avec ces conseils de plan marketing événementiel, vous êtes sur le point de créer un événement gagnant.

Une fois que vous avez élaboré votre plan de marketing événementiel, assurez-vous de le partager avec toute personne impliquée dans la planification ou le marketing de l'événement. Vous souhaiterez que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, et d'autres membres de l'équipe peuvent avoir des informations importantes sur les participants à l'événement, les conférenciers, la logistique ou les annonces qu'ils aimeraient inclure dans le matériel promotionnel.

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