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Comment tirer parti d'un SMMP pour créer des événements en personne plus sûrs

Lorsque les programmes d'événements ont été bouleversés en raison du COVID-19, les entreprises dotées d'un programme de gestion de réunions stratégiques, ou SMMP, étaient bien équipées. Ces programmes ont fourni aux entreprises une visibilité immédiate sur toutes les réunions et tous les événements, leur ont permis de tirer parti des clauses d'attrition pour annuler des contrats à moindre responsabilité et d'économiser des millions de dollars en coûts potentiels.

Maintenant que nous avons franchi la phase de «gestion de crise» qui se trouve au cœur d'un SMMP, de nombreux propriétaires de programmes se demandent comment ils peuvent démontrer la valeur du programme pour faciliter un retour sûr aux événements en personne.

Tout le monde sait que la santé et la sécurité sont une préoccupation majeure pour que les gens se rencontrent à nouveau en personne. Alors, comment un SMMP aide-t-il? Continuez à lire pour savoir comment tirer parti d'un SMMP pour assurer la sécurité des invités lors de vos événements et offrir une tranquillité d'esprit à votre organisation.

Faire évoluer votre SMMP pour inclure des événements en personne plus sûrs

Fondamentalement, la gestion des réunions stratégiques vise à fournir des conseils sur la manière dont les réunions et les événements – qu'ils soient en personne, virtuels ou hybrides – doivent être exécutés et planifiés au sein de votre organisation.

Au fur et à mesure que vous élargissez cette définition pour inclure des considérations relatives à la santé et à la sécurité, pensez à ces avantages supplémentaires d'un SMMP pour des réunions et des événements en personne plus sûrs:

  • Publiez la politique de votre entreprise sur la page Web de vos événements ou dans un endroit facilement accessible par n'importe qui dans votre organisation.
  • Maintenir à jour des normes de santé pour les réunions en personne. N'oubliez pas que cela peut être différent selon la région.
  • Créez un flux de travail de projet organisé et une stratégie de communication qui inclut les partenaires, les fournisseurs et les participants pour que chacun se sente en confiance et à l'aise avec votre plan d'événement.
  • Tenir à jour une liste des fournisseurs en personne approuvés ou exiger des normes de sécurité pour tous les fournisseurs dans le processus de demande de propositions.
  • Incluez et décrivez clairement tous les risques juridiques, financiers et de sécurité pour toutes les personnes concernées.
  • Négociez des conditions contractuelles claires avec tous les fournisseurs qui permettront à l'entreprise d'économiser de l'argent en cas d'annulation de l'événement en personne.

Découvrez comment rendre les événements en personne plus sûrs à l'aide d'un SMMP:

Comment pouvez-vous accomplir les normes énoncées ci-dessus en utilisant un SMMP comme cadre? C'est plus facile que vous ne le pensez. L'un des domaines clés du maintien des normes de santé et de sécurité commence par la planification de votre espace et la création de lignes directrices dans votre programme de planification de l'espace. Voici trois étapes clés:

1. Créez des mises en page axées sur la sécurité.

Les recommandations de l’Organisation mondiale de la santé concernant les petits rassemblements publics prévoient qu’ils devraient avoir lieu sur des sites extérieurs. Si ce n’est pas une possibilité, les espaces intérieurs sont acceptables tant qu’il s’agit d’espaces bien ventilés et bien nettoyés. Vous saurez si un espace événementiel est bien ventilé si vous voyez des fenêtres qui peuvent s'ouvrir et si vous sentez l'air frais. Si ce n'est pas le cas, vérifiez auprès de la direction du bâtiment quel air, le cas échéant, circule à l'intérieur et comment vous pouvez augmenter la ventilation naturelle. Certaines salles intérieures vont jusqu'à investir dans de nouveaux systèmes de CVC ou de filtration de l'air spécialement conçus pour nettoyer l'air des particules virales.

Mais quelle que soit l'option de lieu que vous choisissez, vous devez toujours désigner des zones physiques où les participants peuvent et ne peuvent pas aller. Pour organiser où les gens devraient être au cours de l'événement, vous devez créer des plans d'étage stratégiques.

À l'heure actuelle, il est de notoriété publique que les participants à l'événement qui ne sont pas du même foyer doivent se maintenir à six pieds de distance les uns des autres. Bien que cela semble simple au début, vous devez également tenir compte des conférenciers, des employés de la salle et de tous les autres participants. Avec toutes ces informations à l'esprit, voici quelques façons d'utiliser le diagramme d'événements Cvent pour créer une mise en page sécurisée pour votre prochain événement en personne:

  • Placez les chaises, les tables et les podiums à six pieds l'un de l'autre. Assurez un espacement constant de tous les côtés en utilisant des mesures de pièce précises pour mettre à l'échelle correctement votre conception afin que votre vision maintienne la conformité et ressemble exactement à ce que vous pensiez une fois qu'elle est physiquement installée.
  • Utilisez les diagrammes d'événements 2D et 3D. Le premier vous donne une vue à vol d'oiseau de l'espace afin que vous puissiez organiser les meubles, espacer les sièges attribués et placer votre scène. Le second vous aide à parcourir virtuellement le lieu et à regarder votre plan à travers les yeux de vos participants sans avoir à visiter l'espace.
  • Essayez la collaboration à distance. Rencontrez virtuellement des partenaires et des gestionnaires de lieux d'événements pour revoir votre mise en page et la mettre à jour en temps réel. Organisez des visites virtuelles pour confirmer que les consignes de sécurité sont respectées tout en créant un plan dont tout le monde est satisfait.
  • Code couleur et zones clés de balise. Certains sièges et places debout devront être scotchés si vous ne parvenez pas à espacer tout le monde correctement. Assurez-vous de coder ces zones par couleur afin que les autres collaborateurs sachent éviter de les utiliser également.
  • Automatisez la conformité. Ajoutez des normes de distance personnalisées à votre vérification de diagramme. La création de diagrammes d'événements Cvent mettra en évidence les zones non conformes afin que vous puissiez résoudre les problèmes avant qu'ils ne surviennent.

2. Assurer le respect des normes obligatoires.

Les directives émises par votre ville, votre état et votre pays dicteront en grande partie comment vous pouvez planifier et exécuter en toute sécurité des événements en personne, et tous les planificateurs devront se conformer à ces normes. La conformité est un autre domaine dans lequel les SMMP brillent. Les propriétaires de programmes doivent aider leurs organisations à connaître et à comprendre ces réglementations en publiant sur leurs sites Web d'événements et en mettant à jour leur flux de travail de réunion pour s'assurer que tous les événements en personne respectent ces normes obligatoires.

Cependant, ces normes évoluent continuellement en fonction du nombre de cas de pandémie, des nouvelles règles de quarantaine de voyage et des changements dans la recherche. Si vous utilisez la création de diagrammes d’événements Cvent, vous serez en mesure d’ajuster rapidement votre mise en page par simple glisser-déposer.

Les meilleures pratiques supplémentaires incluent des dérogations pour toute personne participant, un dépistage de la température et des tests COVID-19. Votre technologie de gestion d'événements peut collecter ces signatures, soit par inscription, soit lors de l'enregistrement sur place. Peu importe ce que votre région exige actuellement des événements en personne, vous devez vous assurer d'inclure les éléments suivants dans votre renonciation:

  • Les participants doivent porter des masques dans tous les espaces publics du lieu de l'événement.
  • Les participants acceptent de ne pas assister à l'événement s'ils présentent des symptômes pseudo-grippaux tels que mal de gorge ou toux.
  • Les participants ayant été récemment exposés au COVID-19 au cours des 14 derniers jours ne sont pas autorisés à participer.

Il convient de noter que certaines personnes à qui on demande de signer des renonciations se méfient de l’organisation qui les demande. À leurs yeux, renoncer à la responsabilité pourrait aussi signifier renoncer à la responsabilité. Pour lutter contre cela et favoriser la bonne volonté parmi les participants à l'événement, incluez des explications sans jargon sur les mesures que vous et votre équipe d'événements prenez pour maximiser leur sécurité. Cela mettra leur esprit à l'aise et montrera que vous considérez la conformité comme une voie à double sens dans tous les rassemblements en personne. Lorsqu'ils signeront la renonciation, ils sauront que vous acceptez tous les deux un certain ensemble de comportements contrôlables, ce qui est gagnant-gagnant. Vous pouvez même inclure des images de votre diagramme d'événement afin que les participants potentiels sachent à quoi ils peuvent s'attendre lorsqu'ils prennent leur décision.

Assurez-vous également de suivre les derniers protocoles de pandémie en vous conformant aux règles d'événement en personne des Centers for Disease Control, de l'Organisation mondiale de la santé et des autorités nationales et locales. Vous pouvez même suivre les responsables locaux sur les réseaux sociaux pour des notifications à jour. Par exemple, des bureaux comme la ville de Los Angeles proposent des briefings quotidiens sur la pandémie via Instagram avec des informations sur les fermetures d'entreprises, les statistiques de santé et les restrictions de voyage. Si des mises à jour importantes telles que des interdictions instantanées de certaines activités publiques et de l'utilisation de l'espace intérieur se produisent, vous pouvez ajuster votre plan à la volée grâce à des mises en page flexibles et des outils de communication centralisés.

Gardez à l'esprit que ce que vous prévoyez pour aujourd'hui n'est peut-être pas ce que vous attendez de votre événement de demain. Alors laissez une marge de manœuvre dans votre calendrier et votre budget pour s'adapter aux changements de dernière minute.

3. Mettez à jour les politiques à l'échelle de l'entreprise pour les événements en personne.

Si vous avez un SMMP en place, il est maintenant temps de bien examiner vos politiques d'événement existantes ou d'écrire une politique si vous cherchez à mettre en œuvre un programme. Ces normes à l'échelle de l'entreprise permettent aux employés de fonder leurs décisions dans les moments d'incertitude.

Peu importe où vous vous trouvez ou quels sont les objectifs de votre événement, les politiques suivantes à l'échelle de l'entreprise doivent figurer sur votre liste:

  • Exiger un diagramme des lieux. En plus de porter des masques et de fournir un désinfectant pour les mains, il est essentiel de s'assurer que vos invités peuvent rester en toute sécurité à six pieds les uns des autres en tout temps. La création de diagrammes de lieu facilite la maximisation de l'espace au sol, l'estimation précise de l'occupation maximale en fonction des directives et offre de l'espace entre les meubles.
  • Établissez des outils importants. Tous les événements en personne devraient fournir des postes d'hygiène des mains, des bacs à couvercle fermés et des marqueurs de distance pour les zones telles que l'enregistrement et les lignes de salle de bain.
  • Rationalisez la communication avec les clients. Décidez des informations sur la santé et la sécurité que tous les invités recevront avant, pendant et éventuellement après l'événement, ainsi que sur la manière dont les informations seront partagées de manière accessible.

N'oubliez pas d'inclure le virtuel dans votre plan d'événement!

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