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La meilleure technologie de conférence en ligne

Les conférences à grande échelle peuvent être l'un des meilleurs moyens de développer votre entreprise et d'engager le public de votre organisation, et la meilleure technologie de conférence en ligne peut vraiment vous aider.

Rassembler votre personnel et vos clients pendant quelques jours allume à la fois le feu de vos collaborateurs et incite vos clients à renforcer votre partenariat. En fait, les foires commerciales et les conférences font partie des trois principales façons dont les acheteurs évaluent le produit ou le service d'un fournisseur. Cela signifie qu'une conférence est le moment pour votre entreprise de briller!

Cela dit, l'organisation d'une conférence percutante pour votre entreprise ou organisation ne signifie pas nécessairement que vos participants doivent faire leurs valises et se rendre à l'hôtel. Votre conférence en ligne peut avoir un impact aussi important, être tout aussi engageante et vous donner autant d'informations sur les participants qu'un événement en direct. Dans cet article, nous vous présenterons certains des meilleurs outils pour organiser la meilleure conférence en ligne.

Découvrez ce qui fait les meilleures plateformes de conférence en ligne

La meilleure technologie de conférence virtuelle devrait vous donner l’impression de planifier un événement en direct. Les meilleures plateformes pour des événements virtuels auront ces fonctionnalités:

1. Inscription rapide en ligne.

Un site Web d'inscription pour promouvoir votre événement virtuel et permettre aux participants de se réjouir de ce pour quoi ils s'inscrivent.

2. Vidéo claire.

Une solution de diffusion facile à utiliser pour que vos participants se sentent comme s'ils étaient là dans la salle.

3. Sondage interactif.

Des sondages et des fonctionnalités de questions-réponses pour maintenir votre audience engagée et donner également à votre haut-parleur des commentaires en direct.

4. Collecte de données.

Fonctionnalité de sondage afin que vous, en tant que planificateur, puissiez pénétrer dans l'esprit du participant pour voir ce qu'il pense de l'événement.

5. Suivi des présences.

Un moyen de suivre la fréquentation à chaque session en petits groupes, afin que vous puissiez mieux comprendre les voyages virtuels de vos participants.

6. Intégration avec vos outils.

L'intégration avec vos outils existants fera gagner du temps à vos employés pour apprendre des outils totalement nouveaux et peut garantir le filtrage des données précieuses telles que les réponses des participants.

7. Facile à apprendre.

Vos employés sont suffisamment stressés pour faire le pivot vers une conférence en ligne. La dernière chose que vous voulez faire est d'augmenter leur charge de travail. Recherchez une plate-forme intuitive à utiliser et livrée avec des vidéos pédagogiques et une solide communauté d'assistance.

8. Excellent support client.

Lorsque vous avez des questions, vous voudrez qu’elles répondent rapidement. Assurez-vous que votre plateforme dispose d'une équipe prête à vous aider en cas de problème de dernière minute afin que vos participants à la conférence ne sachent même jamais.

9. Capacité à évoluer.

J'espère que votre conférence se déroule bien et que vous prévoyez d'en faire plus à l'avenir. En choisissant une solution pouvant prendre en charge des dizaines de milliers de participants, vous préparerez votre équipe à une croissance à long terme.

10. Prix abordable.

Les prix des technologies de conférence sont généralement basés sur les utilisateurs ou l'utilisation. Certains forfaits offrent un abonnement d'un mois à la fois, tandis que d'autres sont des engagements annuels. Si c'est la première fois que vous organisez un événement, la période d'essai d'un mois pourrait vous aider à déterminer si elle convient bien avant de vous engager. Choisissez un taux qui correspond le mieux à vos objectifs.

Une liste de contrôle simple pour choisir une plateforme de conférence en ligne

1. Décidez des objectifs de votre événement.

Votre événement est-il axé sur l'éducation? Voulez-vous que vos participants se mettent en réseau les uns avec les autres? Lancez-vous un nouveau produit qui aura des tonnes de contenu distribué avec lui?

2. Évaluez vos participants et leurs données démographiques.

Sont-ils à l'aise avec un logiciel complexe avec toutes les cloches et les sifflets? Une solution de diffusion simple serait-elle plus appropriée?

3. Choisissez le moment de votre événement.

Sera-ce une conférence diffusée récurrente pour plusieurs publics? S'agit-il d'un événement d'une journée? Avez-vous des pauses ou des variations dans le contenu pour garder les choses intéressantes?

4. Pensez à la sécurité de votre événement.

Quelqu'un peut-il s'inscrire et se connecter à vos sessions de conférence? Les groupes spécifiques ne devraient-ils être autorisés à s'inscrire qu'à des sessions particulières?

5. Réfléchissez à votre programme global d'événement.

Pouvez-vous utiliser ce logiciel à la fois pour votre conférence phare et pour les autres petits événements plus fréquents que vous organisez?

6. Essayez-le!

Assurez-vous de découvrir le logiciel avant de l'acheter. Demandez un compte d'essai ou expliquez en détail où vous pouvez prendre le contrôle.

Guide: Comment créer une liste de contrôle de planification d'événements

Explorez le meilleur logiciel de conférence virtuelle

Il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour votre conférence virtuelle. Cette liste décrit les agrafes, ainsi que quelques-unes auxquelles vous pourriez ne pas penser:

1. Outils de site Web de conférence virtuelle

Créez un site Web de conférence virtuelle pour promouvoir votre événement et permettre aux participants de s'inscrire à toutes les sessions virtuelles de votre conférence.

2. Technologie de vidéoconférence

Utilisez un logiciel de diffusion comme On24, Zoom ou GoToWebinar pour faciliter vos sessions et donner à vos enceintes le temps de briller.

3. Logiciel de prise de rendez-vous

Le réseautage et la puissance de la connexion humaine sont quelques-unes des parties les plus influentes d'une conférence. Assurez-vous que vos participants ont toujours la possibilité d'avoir des conversations intimes, même s'ils sont chez eux. Utilisez les outils de rendez-vous pour que les participants organisent des réunions entre eux. Ils peuvent échanger des informations et les configurer à leur propre rythme, mais vous aurez toujours un aperçu de ces données. De plus, vous pouvez également configurer des personnes pour des rendez-vous.

4. Logiciel de tableau blanc visuel

Les visuels montrent ce que les mots peuvent ne pas transmettre. Assurez-vous que vous utilisez des aides telles que des photographies et des dessins interactifs pour maintenir l'intérêt de votre public. Utilisez une technologie de tableau blanc en ligne pour les sessions de brainstorming, comme Miro ou Stormboard. Cela donne également aux conférenciers la possibilité de s'adapter aux questions à la volée!

5. Technologie gratuite pour votre conférence virtuelle

Il n'y a aucune raison que le plaisir s'arrête pour une conférence à distance. Gardez vos cadeaux en vie pour susciter l'intérêt et plus d'inscrits. Utilisez un service de tombola en ligne pour vos tombolas de collecte de fonds, comme RallyUp ou Rafflecopter.

6. Logiciel de conception

Utilisez un outil tel que Canva pour que vos sponsors créent un graphique pour une bannière cliquable sur votre site Web ou une application mobile pour votre événement. Ils obtiendront leur nom comme s'ils distribuaient du butin à votre bureau d'inscription.

Maintenant que vous connaissez les meilleurs outils, voyons comment les utiliser pour obtenir le plus grand impact.

Découvrez les meilleures idées de conférence virtuelle

Bien qu'il soit difficile de reproduire le sentiment d'être avec des centaines ou des milliers de collègues et de clients, une conférence virtuelle peut être encore meilleure à certains égards. Voici quelques idées:

1. Encouragez BYO… Ami.

Si vous êtes à la recherche d'un énorme taux de participation, suggérez à vos participants d'inviter virtuellement un «copain»! Qu'ils amènent plus de personnes de leur propre organisation ou des connexions d'autres sociétés, il est beaucoup plus facile de transmettre un lien d'inscription à un ami que de leur faire réserver un vol.

2. Annoncez les pauses.

Créez des pauses à l'ordre du jour et attirez l'attention sur elles. Si votre participant sait qu’à 12 ans, il disposera de 45 minutes supplémentaires, il est moins susceptible de se retirer tôt de votre conférencier principal pour aller préparer le déjeuner.

3. Sondez ou répondez à un commentaire entrant au moins toutes les 15 minutes.

Utilisez plus de sondages et d'enquêtes que lors d'un événement en direct. Avec une plateforme de conférence virtuelle, vous pouvez ajouter plus de sondages d'engagement, de questions et d'enquêtes que lors d'un événement en direct. Pour prendre la place d'un public acclamant, utilisez ce temps pour recueillir plus de données auprès de vos participants. Les participants se sentiront plus engagés et vous obtiendrez plus de données en arrière-plan.

4. Fournissez un résumé d'une page avec les prochaines étapes réalisables.

Ayez le matériel de présentation à la disposition des participants immédiatement, ou même avant la présentation. Les participants téléchargeront les informations et les auront avec eux pour le reste de la conférence, ce qui leur facilitera la vie.

5. Utilisez les salles de discussion pour approfondir, après avoir créé une liste de sujets ensemble.

Hébergez différents types de sessions. Ne limitez pas vos sessions diffusées à des conférenciers exclusivement. Utilisez vos outils virtuels pour diviser les participants en groupes pour des conversations plus engageantes et les laisser réseauter entre eux.

Tirez le meilleur parti de la meilleure technologie de conférence en ligne

Les conférences virtuelles ne devraient pas ressembler à un saut massif de vos conférences en direct. Avec tous les outils disponibles, vous pouvez mélanger et assortir les outils pour créer une expérience de participant tout aussi engageante et potentiellement plus perspicace que si vous étiez tous ensemble dans un centre de conférence. L'utilisation d'une plate-forme virtuelle sera l'échafaudage pour soutenir la planification et la préparation sur lesquelles vous avez déjà travaillé.

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