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Leadership financier hôtelier – Match à 3

Dans cet article, je vais exposer les exigences d'une correspondance à trois dans votre domaine des achats et des comptes fournisseurs. Mettez cela en place et vous ne paierez plus jamais une facture deux fois et vous ne paierez jamais pour quelque chose que vous n'avez pas réellement reçu. J'ai vécu les deux scénarios et il est totalement évitable si vous suivez ce contrôle de pierre angulaire.

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Les contrôles internes de votre hôtel sont essentiels et doivent être conçus pour garder vos actifs en sécurité et votre argent là où il doit être – avec vous et non dans les poches de quelqu'un d'autre. J'ai vu cela mal trop souvent et je parle également à de nombreux hôteliers qui ne sont pas conscients de ce niveau de contrôle ou qui n'en voient tout simplement pas l'importance.

Dans cet article, je vais exposer les exigences d'une correspondance à trois dans votre domaine des achats et des comptes fournisseurs. Mettez cela en place et vous ne paierez plus jamais une facture deux fois et vous ne paierez jamais pour quelque chose que vous n'avez pas réellement reçu. J'ai vécu les deux scénarios et il est totalement évitable si vous suivez ce contrôle de pierre angulaire.

Le match à trois n'est pas nouveau. Il est utilisé depuis des centaines d’années dans de nombreuses entreprises. Il fonctionne mieux dans les grandes opérations, mais il peut être conçu facilement pour fonctionner dans un hôtel de toute taille, quelle que soit la configuration de la comptabilité. Contrairement à ce que pensent certaines personnes, vous n’avez pas besoin de personnel supplémentaire et les dépenses sont négligeables.

Commencez à utiliser les bons de commande

Commandez des formulaires autocopiants NCR en 3 parties en ligne. Ce sont des centimes chacun et facilement disponibles. Je viens de googler «les bons de commande en 3 parties de l'hôtel» et il y a une tonne d'options. Je recommande les formulaires car ils sont pré-numérotés et pratiques à utiliser. Vous pouvez utiliser un système PC ou une application, mais je ne vais pas en parler dans cet article.

Une fois que vous avez obtenu les formulaires, créez un journal de bord sur une feuille de calcul ou utilisez un registre papier. Enregistrez les numéros séquentiels et créez un espace pour trois informations supplémentaires: date, délivré à qui (quel département) et retourné. De cette façon, vous gardez une trace des formulaires.

Une fois que vous avez remis les formulaires aux différents chefs de service de votre hôtel, établissez la politique suivante:

AUCUN article ne sera payé à partir de cette entreprise, sauf si un bon de commande est préparé à l'avance.

Vous communiquez cela à tous les gestionnaires par écrit et verbalement. Ceci s'applique à tout biens et services en tout départements. Pour la nourriture, vous voudrez peut-être envisager de créer une liste de marché et peut-être la même chose pour l'entretien ménager. Ceux-ci fonctionnent bien pour les articles fréquemment achetés qui se répètent.

Maintenant que vous avez vos formulaires et la politique établie, vous pouvez désigner un jour de la semaine où vous accepterez les demandes d'achat. Les gens doivent vous apporter leurs demandes d'achat ministérielles en utilisant les formulaires en 3 parties avec les détails de ce dont ils ont besoin: articles, quantité, prix et extension. C'est votre opportunité de gérer le budget et de remettre en question le besoin d'articles et leur utilisation prévue. Avons-nous vraiment besoin de 36 caisses de papier toilette cette semaine? Avons-nous vraiment besoin d'acheter les filtres les plus chers pour les unités HVAC? Avons-nous besoin d'un an de têtes de vadrouille? Si vous vous êtes déjà demandé comment endiguer les dépenses dans votre hôtel, c'est celui-là.

Alors, imaginons que vous approuviez un tas de bons de commande – maintenant les articles peuvent être commandés. La première partie du formulaire est conservée par le département, la deuxième partie est envoyée au vendeur et la troisième partie est envoyée à la personne désignée comme séquestre de l’hôtel.

Ensuite, les articles sont reçus. Le destinataire doit être indépendant du service à l'origine de la demande d'achat. Par exemple, le service de maintenance ne peut pas recevoir ses propres articles demandés, ceux-ci doivent être séparés. Dans de nombreux petits hôtels, le service de maintenance reçoit toutes les marchandises à l'exception de leurs propres articles et ceux-ci sont reçus par la femme de ménage ou la réception.

Maintenant que vous avez votre système, vous pouvez utiliser efficacement la correspondance à trois pour contrôler vos achats et vos comptes fournisseurs. Les trois éléments qui doivent correspondre avant d'effectuer un paiement sont les bon de commande, le bon de réception ou d'emballage et la facture.

Une autre politique à créer dans votre hôtel:

Aucun article ne sera payé sauf s'il existe une preuve de bon de commande, un bon de réception correspondant et une facture.

Les éléments énumérés ci-dessus doivent être joints au chèque et présentés pour signature.

La dernière partie du contrôle interne est le paiement et l'examen. Assurez-vous que chaque chèque que vous signez pour votre entreprise comprend les trois pièces indépendantes et vous pouvez être tranquille en sachant que vous avez le contrôle sur vos décaissements en espèces, car vous utilisez la correspondance à trois.

Chez Hotel Financial Coach, j'aide les dirigeants et les équipes d'hôtels avec un coaching, des webinaires et des ateliers en leadership financier. L'apprentissage et l'application des compétences nécessaires en leadership financier sont la voie rapide vers une plus grande réussite professionnelle et une plus grande prospérité personnelle. J'améliore considérablement les résultats individuels et d'équipe avec un retour sur investissement avéré.

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Contactez David au (415) 696-9593.
Email: david@hotelfinancialcoach.com
www.hotelfinancialcoach.com

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